Description
Aufgabenbereich
- Verwaltung und Pflege des Kalenders der Führungskraft, Planung von Sitzungen und Koordinierung von Terminen
- Vorbereiten und Bearbeiten von Korrespondenz, Berichten, Präsentationen und anderen Dokumenten
- Erledigung von Reisevorbereitungen, einschließlich Flügen, Unterkünften und Reiserouten
- Vorbereiten von Spesenabrechnungen und Kreditkartenabrechnungen
- Kommunikationsmanagement
- Funktionieren als Hauptansprechpartner zwischen der Führungskraft und internen/externen Interessengruppen
- Prüfen und Priorisieren von E-Mails, Anrufen und anderer Kommunikation
- Verfassen und Beantworten von Korrespondenz im Namen der Führungskraft
- Koordination von Besprechungen
- Organisieren und Vorbereiten von Tagesordnungen, Materialien und Nachbereitung von Sitzungen
- Aufzeichnung von Sitzungsprotokollen und Sicherstellung der rechtzeitigen Verteilung
- Sicherstellen, dass die Führungskraft auf alle Termine gut vorbereitet ist
- Projektmanagement
- Unterstützung bei der Planung und Durchführung spezieller Projekte oder Veranstaltungen
- Überwachen von Terminen, Verfolgen des Fortschritts und Bereitstellen von Updates für die Führungskraft
- Büromanagement
- Wahrung der Vertraulichkeit und diskreter Umgang mit sensiblen Informationen
- Verwaltung von Büromaterial, Ausrüstung und anderen Ressourcen
- Koordinierung mit anderen Abteilungen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten
- Beziehungsmanagement
- Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Kunden, Verkäufern und Teammitgliedern
- Repräsentieren der Führungskraft in professioneller Weise bei Interaktionen
Anforderungsprofil
- Bachelor - Abschluss in Betriebswirtschaft, Kommunikation oder einem verwandten Bereich bevorzugt oder gleichwertig
- Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistent der Geschäftsleitung oder in einer ähnlichen Funktion
- Erfahrung in der chemischen oder pharmazeutischen Industrie ist von Vorteil
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement
- Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
- Beherrschung der Microsoft Office Suite, Google Workspace und anderer relevanter Software
- Fähigkeit zum Multitasking und zur Arbeit unter Druck in einem schnelllebigen Umfeld
- Ausgeprägte Problemlösungs- und Entscheidungsfähigkeiten
- Professionelles Auftreten und die Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren
- Eigenmotiviert, proaktiv und detailorientiert
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an wechselnde Prioritäten
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Arbeitsort
Stadt Zürich / Zürichsee
Anstellungsgrad
80% bis 100%
Anstellungsart
Festanstellung
Job ID Nummer
1410-131778-25-4
Kontakt
Roger Jäggi,
044 213 21 33
E-Mail
roger.jaeggi@jokerpersonal.ch