Description
**INTRODUCTION**
Pour l'un de nos clients basés à Genève, nous sommes à la recherche d'un(e)
**Coordinateur/rice Hospitalité et Accréditations**
Poste fixe, à un taux d'activité de 100%
**DESCRIPTION DE LA MISSION**
* Actualisation des badges physiques et e-badges : révision et mise à jour des formats et designs des badges physiques et électroniques.
* Supervision de la configuration des impressions de badges : veiller à ce que les paramètres des imprimantes soient correctement définis pour l'impression des badges.
* Suivi et mise à jour du processus d'invitation : assurer l'efficacité des envois et du suivi des invitations.
* Encadrement et formation des stagiaires en charge des accréditations : gérer et former les stagiaires responsables des accréditations.
* Formation des utilisateurs des marques sur nos différentes plateformes : instruire les représentants des marques sur l'utilisation de nos systèmes.
* Gestion des accréditations sur site et résolution des litiges : administrer les accréditations sur place et régler les conflits en collaboration avec les marques participantes.
* Organisation des accréditations pour les moments forts du salon : gérer les accréditations pour les événements spéciaux comme les inaugurations et les cocktails.
* Mise à jour des briefings et des directives : actualiser les instructions pour les hôtesses et hôtes d'accueil ainsi que les lignes directrices pour les utilisateurs des marques.
* Suivi de la facturation et mise à jour de la base de données : assurer le suivi des factures et la mise à jour continue de la base de données.
* Suivi et amélioration continue de la plateforme : proposer des améliorations et superviser les mises à jour de la plateforme.
* Accompagnement et formation des marques assignées : support et formation pour les marques désignées.
* Gestion des inscriptions pour les staffs, détaillants et invités des marques : s'assurer que les inscriptions sont correctement administrées.
* Planifier et insérer les réunions confirmées dans la plateforme.
* Gestion des créneaux et optimisation des calendriers : administrer les horaires et optimiser les plannings.
* Suivi et gestion des demandes d'hébergement selon les quotas : administrer les hébergements alloués.
* Réservation des services additionnels pour les visiteurs : organiser les services supplémentaires tels que le transport et les salles de réunion.
* Envoi des listes de chambres aux hôtels et gestion des absences non signalées : communiquer les listes de chambres et gérer les no-show.
* Point de contact pour les staffs et détaillants : assurer une communication fluide avec le personnel et les détaillants.
* Gestion des litiges durant l'événement : résoudre les conflits pendant l'événement.
* Suivi de la refacturation des services aux marques : assurer le suivi et la refacturation des divers services aux marques.
* Gestion de l'ERP événementiel et formation des stagiaires :
* Configuration de l'outil pour les nouveaux événements : paramétrage de l'ERP, création de comptes utilisateurs, et importation de listes pour chaque événement.
* Formation et supervision des stagiaires sur l'outil : former et encadrer les stagiaires sur l'utilisation de l'ERP.
* Configuration et génération des rapports statistiques demandés : produire des rapports statistiques selon les besoins des différents départements.
* Développement continu de l'outil en collaboration avec les développeurs : travailler avec les développeurs pour améliorer l'ERP, en front et back-office.
* Génération de codes d'invitation pour l'événement : créer des codes d'invitation en coopération avec les marques.
* Suivi de la facturation de l'événement pour tous les services : gérer la facturation de l'événement, y compris les flux et la réconciliation hôtelière.
**PROFIL ATTENDU**
* Expérience confirmée de 2 ans minimum dans l'évènementiel (idéalement dans le luxe)
* Très bonne maîtrise du français, anglais et espagnol
* Maîtrise de la suite Microsoft Office