Description
MISSIONS PRINCIPALES
En tant qu'assistant-e du Chef du département, vous le secondez en le déchargeant de toutes les tâches administratives inhérentes à la conduite du département et à sa fonction.
Vous gérez la totalité de la correspondance qui lui est adressée, analysez, triez et distribuez les courriers aux personnes compétentes. Vous tenez un échéancier et suivez les actions planifiées.
Vous tenez à jour son agenda, organisez ses diverses séances en vous assurant de fournir les documents nécessaires et planifiez les déplacements des rencontres externes, en collaboration avec les huissièr-ère-s du Conseil d'Etat.
Vous rédigez des courriers spécifiques, élaborez des notes et prenez des procès-verbaux. Vous organisez le travail du secrétariat du chef de département et encadrez le personnel du secrétariat.
Vous coordonnez la préparation et le suivi des dossiers interdépartementaux avec les différents partenaires.
Vous renseignez les services du département au sujet des procédures à suivre et veillez à leur bonne application.
PROFIL SOUHAITÉ
CFC d'employé-e de commerce ou titre jugé équivalent. Brevet fédéral d'assitant-e de direction souhaité.
Bonne maîtrise des outils informatiques et de gestion documentaire exigée.
Pratique professionnelle d'au moins 5 ans, idéalement dans une administration cantonale ou communale et de 3 ans dans un poste d'assistant-e de direction d'une fonction dirigeante.
Sens aigu de l'organisation et de la planification du travail, autonomie à mener les tâches confiées, esprit d'analyse et de synthèse.
Grande capacité à gérer son stress, confiance en soi, entregent, esprit de collaboration et d'entraide, absolue discrétion.
Capacité de rédaction irréprochable (orthographe et syntaxe), maîtrise avérée des outils de bureautique usuels (suite Office).
Flexibilité demandée dans les horaires en raison notamment de la charge de travail.
Lieu de travail: Lausanne
Classe salariale: 10
Divers: Entrée en fonction au 1er octobre 2024, ou à convenir
Le Secrétariat général est l'état-major du Département dont les principales fonctions consistent à fournir un appui au chef du Département pour la préparation des dossiers soumis au Conseil d'Etat et l'élaboration des pièces relatives au Grand Conseil. Il assure également la coordination stratégique des services en ce qui concerne les finances, les ressources humaines, le conseil juridique, la communication, les relations intercantonales et les projets transversaux.
DOSSIER DE CANDIDATURE
Par courriel (un seul fichier pdf)
recrutement.sg-def@vd.ch
Référence: 2016701
DÉLAI DE POSTULATION
11.07.2024
RENSEIGNEMENTS
Madame Fanny Spichiger
Secrétaire générale
Tél. 021 316 30 84