Descripción
Postulation : https://offres-emploi.vd.ch/#fr/sites/CX_1/requisitions/preview/2377/?lastSelectedFacet=POSTING_DATES&selectedPostingDatesFacet=30%3B7
Description de l'emploi
En votre qualité de secrétaire, vous avez pour mission de gérer le secrétariat de la Direction urgences et préparation aux crises (DUPC) au sein de la Direction générale de la santé et d’assister la Directrice ainsi que ses adjoints·es.
Responsabilités
Gérer les courriers et les courriels entrant/sortant ; assurer la diffusion interne et externe ainsi que le suivi de leur traitement auprès des collaborateurs·trices de la DUPC en respectant les délais exigés
Elaborer et tenir à jour les fichiers de la DUPC, notamment les fichiers d'adresses, d'absences, de formation, des séances d'équipe ainsi que de l'ensemble des tableaux de bord de l'entité
Gérer les agendas et planifier les séances de travail de la Directrice
Rédiger des courriers et courriels de manière autonome ou sur consigne ; les relire et les mettre en forme
Organiser pour la Directrice les séances internes et/ou avec des partenaires externes et s'assurer de leur bon déroulement (doodle, convocations, suivi des réponses, réservations de salle, dispositions de la salle, gestion de la visioconférence, etc) ; gérer les échéanciers
Prendre les procès-verbaux de séances
Organiser des évènements ponctuels de l'entité
Assurer la suppléance dans la gestion des secrétariats des autres directions de la Direction générale de la santé en l'absence du·de la secrétaire
Accomplir toute autre tâche administrative relevant du bon fonctionnement de la Direction
Pour de plus amples informations, veuillez consulter le cahier des charges ou contacter Madame Julie Legault, Directrice de la DUPC, par courriel à julie.legault@vd.ch.
Qualifications
CFC d’employé·e de commerce ou titre jugé équivalent, idéalement complété d’une maturité
Expérience professionnelle de minimum 3 ans
Bonnes capacités rédactionnelles et maîtrise des outils informatiques courants
Aptitude à travailler de manière autonome et proactive, organisé·e, esprit d’entraide et de collaboration
Un intérêt et/ou un diplôme pour formation en entreprise et l’encadrement d’un·e apprenti·e, un plus