Descripción
Die vom Stadtschreiber geführte Stadtkanzlei mit rund 75 Mitarbeitenden ist eine Stabstelle des Stadtrats, die auch vielfältige Dienstleistungen für die Stadtverwaltung und die Bevölkerung erbringt. Sie ist in die Bereiche Abstimmungen und Wahlen, Kanzleidienste, Kommunikation sowie die Zentralen Dienste gegliedert.
Die Abteilung Zentrale Dienste umfasst Stabsfunktionen für Stadtrat und Stadtschreiber\*in, das Postmanagement, HR, Finanzen und Controlling sowie die Durchführung von bereichsübergreifenden und stadtweiten Projekten. Im Weiteren gehören das Prozess- und Qualitätsmanagement inklusive Logistik sowie Aufgaben im Bereich Strategie und Recht, der Bearbeitung von politischen Geschäften der Stadtkanzlei und die Erstellung der Abstimmungspublikationen dazu.
Wir suchen per sofort oder nach Vereinbarung ein\*e
Sachbearbeiter\*in Zentrale Dienste 80-100%, Jobsharing mit zwei Stellenpartner\*innen möglich
# Sachbearbeiter\*in Zentrale Dienste, 80-100 % #
### Ihre Aufgaben ###
* Sie bearbeiten die physisch und digital eingehende Post für den Stadtrat, den Stadtschreiber und die Allgemeine Verwaltung und leiten die Post weiter.
* Sie sind die zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und Abklärungen.
* Sie arbeiten bei der Vor- und Nachbearbeitung der Stadtratssitzungen mit. Dies beinhaltet die Sitzungsbearbeitung im Geschäftsverwaltungssystem, Vorbereitung der Protokoll-Vorlage, Bearbeitung von Terminlisten. Weiter sind Sie während den Stadtratssitzungen die Ansprechstelle im Vorzimmer für den Stadtrat.
* Sie helfen mit, Anlässe des Stadtrats zu organisieren. Versenden Einladungen, erstellen Traktanden- und Teilnehmerlisten, das Tagesprogramm und die Tischordnungen.
* Sie bearbeiten selbstständig verschiedene Aufträge der Assistentin des Stadtschreibers und sind die Stellvertretung der Assistentin des Stadtschreibers.
### Sie bringen mit ###
* Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Ausbildung
* Berufserfahrung aus der Industrie oder Dienstleistungsbranche sind von Vorteil
* Stilsicheres Deutsch und eine selbstständige, sehr sorgfältige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
* Sehr gute Anwendungskenntnisse der MS-Office-Programme
* Die Fähigkeit, auch in hektischen Situationen ruhig zu bleiben
* Diskretes sowie dienstleistungsorientiertes Handeln
### Wir bieten Ihnen ###
Ein kollegiales, förderndes Arbeitsklima in einer zentralen Organisation sowie ein eingespieltes Team, das sich auf die Zusammenarbeit mit Ihnen freut.
Des Weiteren bietet Ihnen die Stelle einen Arbeitsplatz im schönen Stadthaus sowie nach Möglichkeit Homeoffice.
Sie profitieren von attraktiven Arbeitsbedingungen. Die Stadt beteiligt sich mit Lunchchecks an der Verpflegung. Hinzu kommt die Möglichkeit, an Abstimmungs- und Wahlwochenenden in der zentralen Abstimmungs- und Wahlleitung mitzuwirken. Die Anstellung erfolgt im Jahresarbeitszeitmodell. Als Dienstleister für die Stadt und die Stadtverwaltung beziehen wir unsere Ferien während den Schulferien.
### Interessiert? ###
Ein Jobsharing mit zwei Stellenpartner\*innen ist möglich. Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung unter Angabe des gewünschten Beschäftigungsgrads bis am 22.09.2024.
Für Fragen steht Ihnen Miryam Ettlin, Assistentin Stadtschreiber, Tel. +41 44 412 31 01, gerne zur Verfügung.
Referenz-Nr.: 43229