Descripción
Le Département fédéral des affaires étrangères DFAE recherche un/e:
**80%-80% / Berne**
En tant qu'assistant/e de la Division Europe, vous êtes responsable de l'agenda et de la gestion du secrétariat du secrétaire d'État suppléant et chef de la division Europe (en jobsharing) et du Chef de la Coordination UE.
****Vos tâches****
* Coordonner les rendez-vous et gérer de manière autonome le secrétariat du secrétaire d'État suppléant (en jobsharing), notamment l'encadrement des visiteurs
* Préparer la documentation des séances, à l'intention du secrétaire d'État suppléant, en coordination avec les collaboratrices et collaborateurs compétents de la division; participer à la gestion du courrier électronique
* Rédiger la correspondance du secrétaire d'État suppléant
* Organiser les voyages de service et établir les décomptes des frais de voyage
* Assurer la gestion électronique des créanciers dans SAP
* Exercer la fonction de super-utilisateur ou super-utilisatrice du système de classement Acta Nova au sein de la division
* Assister la section Droit et accords
* Fournir un soutien administratif et organisationnel à la section Institutions et politique étrangère UE pour la préparation des dossiers et le suivi des affaires du Conseil fédéral au sein de la division
* Assurer la suppléance des assistantes d'équipe
****Votre profil****
* Formation commerciale ou équivalente
* Plusieurs années d'expérience professionnelle comme assistant/e supérieur/e et/ou personnel/le, idéalement dans un environnement international et/ou dans l'administration fédérale
* Très bonne maîtrise de deux langues officielles et bon niveau d'anglais; des connaissances de base de la troisième langue officielle constituent un atout
* Rigueur et précision dans le travail
* Savoir-vivre, goût du relationnel et esprit d'équipe
* Flexibilité, résistance au stress et sens aigu du service
* Intégrité, fiabilité et loyauté
****Informations complémentaires****
Pour tout renseignement complémentaire, veuillez vous adresser à Mme Franziska Ruchti, cheffe de l'état-major de la division Europe, au 058 480 04 85.
Entrée en fonction: 1er octobre 2024 ou date à convenir
Durée du contrat: indéterminée
Délai de postulation : 14 juillet 2024
L'administration fédérale est attentive aux différents parcours de vie et besoins de ses collaboratrices et collaborateurs et en favorise la diversité. Elle accorde la plus haute priorité à l'égalité de traitement.